Wenn Sie die Leistung Ihrer Website verbessern möchten und erste Nachforschungen angestellt haben, sind Sie wahrscheinlich auf einige Fragen gestoßen. Eine davon ist wahrscheinlich: "Was ist Formularautomatisierung und brauche ich sie für mein Unternehmen?" In der einfachsten Konfiguration nimmt die Formularautomatisierung Informationen, die Sie einmal auf einem Blatt Papier ausgefüllt haben, auf und füllt sie elektronisch aus. In den erweiterten Versionen verwendet die Formularautomatisierung die gesammelten Informationen, um andere Geschäftsziele zu erreichen.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie die Formularautomatisierung einem Unternehmen helfen kann, zu wachsen.
Angenommen, Sie sind Versicherungsvertreter:
- Ein Kunde ruft in Ihrem Büro an und bittet um ein Angebot.
- Sie senden E-Mails oder senden Formulare per Post. Der Kunde druckt sie aus, gibt die Informationen ein und scannt sie entweder zum E-Mail-Versand in den Computer, faxt sie zurück oder sendet sie per Post zurück. Alle Anhänge werden der E-Mail hinzugefügt, gefaxt oder mit den Formularen per Post verschickt.
- Ihr Büro erhält die Informationen, gibt Zahlen in Ihr Angebotssystem ein und erhält schließlich ein Angebot an den Kunden.
Die Ineffizienz scheint offensichtlich, oder? Diese drei Schritte könnten stattdessen rationalisiert werden, um:
- Ihr Kunde ruft an und Sie geben ihm einen Link und ein Passwort zu einem Webformular. Besser noch, der Kunde findet Ihre Website und klickt auf "Angebot einholen", wodurch er direkt in das Formular eingesteckt wird.
- Der Kunde füllt das Formular einschließlich elektronischer Signaturen aus und fügt relevante Dateien und digitale Bilder hinzu.
- Sie werden elektronisch über den neuen Kunden informiert und verfügen nun über alle Informationen, die Sie benötigen, um automatisch schnell ein Angebot zu erstellen.
Anstatt Tage zu brauchen, um ein Angebot zu erhalten, hat Ihr Kunde innerhalb weniger Stunden eines.
In diesem einfachen Szenario werden die Grundlagen der Formularautomatisierung erläutert. Es geht jedoch um viel mehr als nur um Online-Formulare. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, was noch Formularautomatisierung Kann anbieten.
Ansätze zur Formularautomatisierung
Bevor wir uns mit allen wichtigen Details befassen, sollten Sie berücksichtigen, dass die Formularautomatisierung zwei Ansätze verfolgen kann.
- Prinzipieller Ansatz bezieht sich auf die Arten von Formularen: Anträge, Verträge, Umfragen, Termine festlegen und vieles mehr.
- Übungsansatz bezieht sich auf die Software-Tools, die die Formulare automatisieren.
Um die Formularautomatisierung optimal nutzen zu können, müssen Sie beide Ansätze verwenden. Das Erstellen von Formularen und das Sammeln von Daten ist ein guter Anfang, aber die Integration in den Rest Ihres Betriebsplans ist der Schlüssel zur Entwicklung einer wirklich umfassenden Strategie.
Die Formularautomatisierung ist nur eine Möglichkeit, Marketingautomatisierung und CRM (Customer Relationship Management) zu integrieren. Automatisierung in Ihre Geschäftsstrategie, aber es ist entscheidend. Mit der Formularautomatisierung können Sie alle Daten erfassen, die Sie für ein erfolgreiches Gesamtautomatisierungssystem benötigen.
Vorteile der Formularautomatisierung
Gründe, warum Sie Formulare automatisieren möchten, scheinen anhand der obigen Beispiele unkompliziert zu sein, aber lassen Sie uns sie nur für den Fall skizzieren:
- Sie beseitigen Verschwendung und Ineffizienz. Mitarbeiter können sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, wenn sie sich nicht mit Nacharbeiten, dem Warten auf die E-Mail und den Hin- und Her-Fragen befassen müssen, die sich aus den Informationen ergeben, die Ihr Kunde auf Papier zur Verfügung gestellt hat.
- Online-Formulare können häufig und schnell geändert werden. Papierformulare müssen aktualisiert und gedruckt werden, was einige Zeit in Anspruch nimmt. Sie können die elektronischen Formulare täglich ändern, je nachdem, welche Informationen Sie benötigen.
- Sie können Formulare anpassen und intelligente Fragen basierend auf vorherigen Antworten hinzufügen.
- Formulare können sofort in Ihrem Büro ausgefüllt und freigegeben werden, wodurch der Workflow optimiert wird. Sie können Formulare in Ihr CRM einbinden.
- Felder sind durchsuchbar - finden Sie beispielsweise alle Kunden in Denver. Oder filtern Sie Kunden nach Geburtstag, um ihnen eine Begrüßung zu senden.
- Die gesammelten Daten können in Berichte umgewandelt werden, mit denen Sie Ihren Kundenstamm analysieren und Marketingstrategien entwickeln können.
So beginnen Sie mit der Formularautomatisierung
Wenn Sie ein neueres Unternehmen sind, ist es möglicherweise sinnvoll, die Formularautomatisierung sofort zu integrieren, beginnend mit Grundlagen wie Terminvereinbarung oder Anmeldeformulare.
Kunden, die Ihre Website besuchen, können auf eine Schaltfläche klicken, mit der Ihr Formular aufgerufen wird. Sobald sie es ausfüllen und auf Senden klicken, werden sie sofort Teil Ihres Systems.
Benachrichtigungen alarmieren die Mitarbeiter, die sich mit diesem Aspekt der Kundenbeziehungen befassen. Von dort aus können Sie Zeitpläne erstellen, Kunden zu Mailinglisten hinzufügen und sie auf Verkäufe aufmerksam machen.
Wenn Ihr Unternehmen von einem papierbasierten System abweicht, starten Sie auf jeden Fall die Formularautomatisierung für neue Kunden und erstellen Sie einen konkreten Plan, um Ihre alten Dateien in das System zu übertragen. Mithilfe von Scannern und OCR-Software (Optical Character Recognition) können Sie systematisch an diesen alten Dateien arbeiten.
Das Scannen der Kopien an einen digitalen Ort bietet ein Backup-System für den Fall, dass Ihre Originaldateien beschädigt werden (Papier und Tinte halten ohnehin nicht ewig). Die OCR-Technologie ist ziemlich genau und sogar für den Heimgebrauch verfügbar. Durch digitale Dateien und die Möglichkeit, Informationen daraus zu extrahieren, werden Optionen erstellt.
Was ist Formularautomatisierungssoftware?
Es gibt einen großen Unterschied zwischen der einfachen Online-Verfügbarkeit eines Formulars und der Automatisierung eines Formulars. Die wahre Schönheit der Formularautomatisierung liegt darin, wie Sie die Informationen zu Ihrem Vorteil nutzen können.
Ein Geschäftsinhaber kann beispielsweise ein Formular in Microsoft Excel erstellen und von seinen Kunden ausfüllen lassen. Sie können dann beim nächsten Gespräch auf ihre Formulare verweisen. Technisch gesehen ist ihr Formular also automatisiert.
Um diese Technologie optimal nutzen zu können, möchten Sie Informationen aus diesen Formularen extrahieren und damit Ihr Geschäft erweitern und eine vorbildliche Kundenbetreuung bieten.
Diese Daten können Ihnen helfen, besser mit Kunden zu kommunizieren, Trends zu erkennen, Cross-Selling zu betreiben und Ihre Geschäftsanforderungen zu antizipieren.
Worauf Sie in der Formularautomatisierungssoftware achten sollten
Ihr Geschäftstyp und Ihre Ziele bestimmen, wonach Sie suchen möchten Formularautomatisierungssoftware. Folgendes berücksichtigen:
Anpassbare Formulare
Intelligente Formen sind, wie bereits erwähnt, äußerst vielseitig. Sie enthalten Fragen, die auf früheren Antworten aufbauen. Ja- oder Nein-Antworten generieren spezifische Fragen und leiten Kunden entsprechend weiter.
Wenn Sie Inhalte schnell und einfach ändern können, können Sie sich flexibel an die Jahreszeit oder den Trend anpassen. Das Anpassen von Formularen für bestimmte demografische Gruppen hilft Ihnen dabei, sich in Ihrem Zielmarkt zurechtzufinden.
Wenn die Software über eine Reihe von Vorlagen verfügt, müssen Sie nicht bei Null anfangen. Wählen Sie die benötigten Informationen und Fragen aus.
Verschieben Sie die Fragen, bis die Reihenfolge sinnvoll ist, und formulieren Sie sie nach Belieben neu. Flexibilität ist hier entscheidend.
Unser oben genanntes Versicherungsbeispiel profitierte von der Möglichkeit, Bilder beizufügen. Audio und Video können ebenfalls angehängt werden.
Sicheres Teilen
Formularautomatisierungssoftware muss den Kunden Sicherheit geben, indem sie ihre Informationen vor Hackern schützt. Für Software ist es wichtig, vertrauliche Informationen sicher über das Internet zu übertragen.
Cloud Storage
Durch den Cloud-Speicher entfällt ein Büro voller überfüllter Aktenschränke. Stellen Sie sicher, dass es einen schnellen und einfachen Zugriff und eine sichere Sicherung im Fehlerfall bietet.
Cloud-Systeme bieten möglicherweise die Möglichkeit, offline zu arbeiten und Informationen in die Cloud hochzuladen, wenn Sie bereit sind. Stellen Sie fest, ob Sie zumindest offline auf Ihre Daten zugreifen können.
Elektronische Unterschriften
Wenn Sie Verträge mit Personen im ganzen Land abschließen, ist eine elektronische Signatur ein Muss. Das spart viel Zeit.
Integration
Dieser Aspekt bringt Ihr Unternehmen auf die nächste Ebene. Sie möchten die Möglichkeit haben, dass Ihre Formulardaten mit anderen Teilen Ihres Unternehmens zusammenarbeiten.
Marketing- und CRM-Automatisierungssysteme verwenden gesammelte Daten, um mit Kunden auf verschiedenen Websites zu kommunizieren Triggerpunkte. Formulare sind eine gute Möglichkeit, Ihre Kunden besser kennenzulernen.
Verwenden Sie die Daten, um Newsletter oder Formulare zu senden, Ihre Vertriebsmitarbeiter zur Nachverfolgung zu bewegen, zu sehen, woran Ihre Kunden interessiert sind, und vieles mehr. Denken Sie gründlich über die Fragen nach, die Sie Ihren Kunden stellen, da deren Antworten wertvolle Informationen liefern können.
Bereit zur Integration der Formularautomatisierung?
Nachdem Sie sich mit der Formularautomatisierung vertraut gemacht haben, können Sie nach Möglichkeiten suchen, wie Sie Ihrem Unternehmen davon profitieren können.
Die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen geht weit über das Speichern von Bäumen hinaus. Es eliminiert Drehstuhlaufgaben und spart Ihnen Zeit und Geld. Kunden erwarten eine optimierte und effiziente Art der Interaktion.
Die Formularautomatisierung ist ein Mittel, um dieses Ziel zu erreichen. Formulare bauen Ihren Kundenstamm auf, binden sich in Ihre Marketing- und CRM-Automatisierungssysteme ein und bieten Ihnen endlose kreative Möglichkeiten, Ihren Kunden den besten Service zu bieten.
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