Ultimativer Leitfaden zum Wissensmanagementsystem

Wissen ist Macht und in der Lage, es effizient anzuwenden, ist für jedes Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Wissensarbeiter verbringen jedoch jeden Tag Stunden damit, Informationen zu suchen und zusammenzuführen. Selbst dann finden sie oft nicht die Informationen, die sie benötigen.

Fehlende Praktiken zum Wissensaustausch können kostspielig sein. Untersuchungen von IDC ergaben, dass es sich um Fortune 500-Unternehmen handelt schätzungsweise 31.5 Milliarden Dollar pro Jahr verlieren durch schlechte Praktiken.

Wenn Unternehmen Schwierigkeiten haben, die benötigten Informationen zu finden, hat dies erhebliche negative Auswirkungen auf die Produktivität. Wie können Sie also die Wissenslücke schließen und die Austauschpraktiken verbessern? Hier kommt ein Knowledge Management System (KMS) ins Spiel.

Was ist ein Wissensmanagementsystem?

Techopedia definiert ein Wissensmanagementsystem als:

„Ein System zur Anwendung und Anwendung von Prinzipien des Wissensmanagements. Dazu gehören datenbasierte Ziele in Bezug auf die Unternehmensproduktivität, ein wettbewerbsfähiges Geschäftsmodell, Business Intelligence-Analysen und mehr. “

Warum ein Wissensmanagementsystem verwenden?

Namhafte Unternehmen wie die Weltbank, Dow Jones, Ford und Pratt & Whitney verwenden alle ein Wissensmanagementsystem. Warum sollten Sie Ihrem Unternehmen eines vorstellen?

Die Verwendung eines KMS bietet mehrere Vorteile. Diese beinhalten:

  • Bessere Zusammenarbeit
  • Verbesserte Kundenschulung und -zufriedenheit
  • Höhere Produktivität
  • Schnellere Entscheidungsfindung
  • Standardisierung

Wie Sie wissen, können all diese Faktoren zum Unternehmensergebnis beitragen und Ihr Unternehmen insgesamt organisierter und produktiver machen.

Verschiedene Arten von Wissensmanagementsystemen

Auch wenn Sie es nicht bemerken, sind Sie wahrscheinlich bereits mit einem KMS vertraut. Wenn Sie beispielsweise in einer großen Organisation arbeiten, können Sie ein Intranetsystem verwenden. Andere Arten von KMS umfassen:

  • Content-Vermarktung
  • Business Intelligence
  • Groupware-Systeme
  • Projekt-Sharing-Einrichtungen

Was zeichnet ein gutes Wissensmanagementsystem aus?

Die Funktionen eines KMS variieren von Marke zu Marke. Es gibt jedoch einige grundlegende Funktionen, auf die Sie achten sollten:

  • Einfache Bedienung ─ Ein intuitives und übersichtliches KMS erleichtert die Navigation
  • Flexibilität und Anpassungsfähigkeit ─ Wenn Ihr Unternehmen wächst, sich Strategien ändern und neue Mitarbeiter hinzukommen, möchten Sie ein System, das anpassbar und flexibel ist
  • Anpassung ─ Stellen Sie sicher, dass das System an die Bedürfnisse und Vorlieben des Personals angepasst werden kann

Einige spezifischere allgemeine Merkmale eines Wissensmanagementsystems umfassen:

  • Ein zentrales Repository zum Speichern von Dokumenten und Ordnern
  • Datenschutz und Datenwiederherstellung
  • Dokumentenverwaltung, Import und HTML-Bearbeitung
  • Verschlüsselungsoptionen
  • Priorisieren Sie Anfragen
  • Erstellen Sie eine durchsuchbare Basis für leicht zugängliche Informationen
  • Abonnements
  • Wissensblöcke
  • Analyse
  • Forschung nach Maß
  • Suchfunktion
  • FAQ-Bereich

Die obige Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, da die Funktionen von KMS-Typ zu KMS-Typ unterschiedlich sind. Welchen KMS-Systemtyp Sie auch wählen, stellen Sie sicher, dass er mit Ihrer Strategie und den Unternehmensanforderungen übereinstimmt.

Fazit

Das Finden von Antworten und das Überprüfen von Daten sind zeitaufwändige Aufgaben, die in Bezug auf Produktivität und Effizienz kostspielig sein können.

Ein gutes Wissensmanagementsystem bietet jedoch Antworten auf dieses Problem, indem es einen zentralen Ort bereitstellt, an dem Anforderungen priorisiert, auf Informationen zugegriffen und Antworten gefunden werden können.

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